Dokumenty niezbędne do przygotowania aktu notarialnego:

Poniżej znajdziecie Państwo wykaz dokumentów niezbędnych do sporządzenia aktu notarialnego. 

Jest to wstępna lista, albowiem w zależności od stanu faktycznego notariusz może wymagać jeszcze innych dokumentów. W razie wątpliwości - prosimy o kontakt.

Dokumenty wymagane do sporządzenia czynności zasadniczo powinny być dostarczone do kancelarii co najmniej na jeden dzień roboczy przed ustalonym terminem dokonania czynności. Wyjątkiem od tej reguły są mniej skomplikowane czynności - na przykład testament lub pełnomocnictwo.

Istnieje możliwość przesłania skanów dokumentów na adres e-mail kancelarii: kancelaria@waronska.pl

Przy czynności notarialnej notariusz stwierdza tożsamość osób biorących udział w czynności na podstawie dokumentów przewidzianych prawem: dowodu osobistego, paszportu, karty pobytu lub innych (w szczególnych przypadkach).


1) Sprzedaż lub darowizna działki:

  • numer księgi wieczystej / odpis z księgi wieczystej
  • podstawa nabycia - czyli jeden z wymienionych dokumentów: 
    • wypis aktu notarialnego umowy sprzedaży, darowizny,
    • prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku,
    • akt poświaczenia dziedziczenia,
  • zaświadczenie Naczelnika Urzędu Skarbowego stwierdzające, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony lub że nabycie jest zwolnione od podatku albo że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia – w sytuacji, gdy :
    • nabycie nastąpiło w drodze spadku lub zasiedzenia, 
    • nabycie nastąpiło w drodze darowizny, polecenia darczyńcy, nieodpłatnego zniesienia współwłasności i zachowku po dniu 01 stycznia 2007 roku,
  • dane osobowe stron czynności - to jest imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr i seria dowodu osobistego/paszportu, PESEL, adres zamieszkania; w przypadku firm - nazwa firmy, siedziba oraz numer KRS,
  • cena sprzedaży / wartość rynkowa przedmiotu darowizny,
  • warunki i data wydania przedmiotu umowy,
  • jeżeli działka ma być wydzielona do nowej księgi wieczystej - wypis z rejestru gruntów wraz z wyrysem (dla celów wieczystoksięgowych),
  • ostateczna decyzja zatwierdzająca podział/scalenie nieruchomości, wykaz zmian danych ewidencyjnych oraz wypis z rejestru gruntów wraz z wyrysem z mapy ewidencyjnej (dla celów wieczystoksięgowych) – jeżeli przedmiotem umowy jest nieruchomość (lub jej część), która uległa podziałowi/scaleniu geodezyjnemu (scaleniu), a podział ten nie został ujawniony w księdze wieczystej,
  • oświadczenie banku o udzieleniu kredytu oraz umowa kredytowa - w przypadku gdy nabycie jest finansowane ze środków pochodzących z kredytu bankowego.


2) Sprzedaż lub darowina lokalu z księgą wieczystą:

  • numer księgi wieczystej / odpis z księgi wieczytej,
  • podstawa nabycia - czyli jeden z wymienionych dokumentów: 
    • wypis aktu notarialnego umowy sprzedaży, darowizny,
    • prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku,
    • akt poświaczenia dziedziczenia,
  • zaświadczenie Naczelnika Urzędu Skarbowego stwierdzające, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony lub że nabycie jest zwolnione od podatku albo że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia – w sytuacji, gdy:
    • nabycie nastąpiło w drodze spadku lub zasiedzenia, 
    • nabycie nastąpiło w drodze darowizny, polecenia darczyńcy, nieodpłatnego zniesienia współwłasności i zachowku po dniu 01 stycznia 2007 roku,
  • dane osobowe stron czynności - to jest imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr i seria dowodu osobistego/paszportu, PESEL, adres zamieszkania; w przypadku firm - nazwa firmy, siedziba oraz numer KRS,
  • cena sprzedaży / wartość rynkowa przedmiotu darowizny,
  • warunki i data wydania przedmiotu umowy,
  • zaświadczenie, z którego wynika, że w lokalu nikt nie jest zameldowany oraz zaświadczenie o braku zadłużenia w płatności opłat eksploatacyjnych,
  • oświadczenie banku o udzieleniu kredytu oraz umowa kredytowa - w przypadku gdy nabycie jest finansowane ze środków pochodzących z kredytu bankowego.


3) Sprzedaż lub darowizna spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu:

  • zaświadczenie ze spółdzielni o przysługującym prawie do lokalu,
  • numer księgi wieczystej / odpis z księgi wieczystej (jeśli została założona),
  • podstawa nabycia - czyli jeden z wymienionych dokumentów: 
    • wypis aktu notarialnego umowy sprzedaży, darowizny,
    • prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku,
    • akt poświaczenia dziedziczenia,
  • zaświadczenie Naczelnika Urzędu Skarbowego stwierdzające, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony lub że nabycie jest zwolnione od podatku albo że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia – w sytuacji, gdy :
    • nabycie nastąpiło w drodze spadku lub zasiedzenia, 
    • nabycie nastąpiło w drodze darowizny, polecenia darczyńcy, nieodpłatnego zniesienia współwłasności i zachowku po dniu 01 stycznia 2007 roku,
  • dane osobowe stron czynności - to jest imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr i seria dowodu osobistego/paszportu, PESEL, adres zamieszkania; w przypadku firm - nazwa firmy, siedziba oraz numer KRS,
  • cena sprzedaży / wartość rynkowa przedmiotu darowizny,
  • warunki i data wydania przedmiotu umowy,
  • zaświadczenie, z którego wynika, że w lokalu nikt nie jest zameldowany oraz zaświadczenie o braku zadłużenia w płatności opłat eksploatacyjnych,
  • oświadczenie banku o udzieleniu kredytu oraz umowa kredytowa - w przypadku gdy nabycie jest finansowane ze środków pochodzących z kredytu bankowego.


4) Umowa majątkowa małżeńska (np. intercyza):

  • odpis aktu małżeństwa,
  • dane osobowe stron czynności - to jest imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr i seria dowodu osobistego/paszportu, PESEL, adres zamieszkania,
  • jeżeli przedmiotem umowy ma być konkretna nieruchomość - numer księgi wieczystej lub odpis z księgi wieczystej.


5) Akt poświadczenia dziedziczenia:

  • odpis aktu zgonu spadkodawcy,
  • PESEL spadkodawcy, 
  • testament spadkodawcy (jeśli został sporządzony),
  • akty stanu cywilnego spadkobierców: akty urodzenia lub akty małżeństwa (kobiety zamężne),
  • numer księgi wieczystej / odpis z księgi wieczystej nieruchomości, która wchodzi w skład spadku,
  • dane osobowe biorących udział w czynności - to jest imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr i seria dowodu osobistego/paszportu, PESEL, adres zamieszkania.


6) Pełnomocnictwo do sprzedaży / nabycia nieruchomości:

  • dane osobowe udzielającego pełnomocnictwa - to jest imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr i seria dowodu osobistego/paszportu, PESEL, adres zamieszkania,
  • dane osobowe pełnomocnika - imiona, nazwisko, imiona rodziców, PESEL,
  • dane nieruchomości - najlepiej numer księgi wieczystej lub odpis z księgi wieczystej.


7)  Testament:

  • dane osobowe sporządzającego testament - to jest imiona, nazwisko, imiona rodziców, nr i seria dowodu osobistego/paszportu, PESEL, adres zamieszkania,
  • dane osób powoływanych do spadku - to jest imiona, nazwisko, imiona rodziców, data i miejsce urodzenia, PESEL,
  • w przypadku zapisu zwykłego lub windykacyjnego - dane przedmiotu zapisu (w przypadku nieruchomości - numer księgi wieczystej lub odpis z księgi wieczystej).


8)  Oświadczenie o przyjęciu / odrzuceniu spadku:

  • odpis skrócony aktu zgonu spadkodawcy,
  • informacja o pozostałych spadkobiercach ustawowych i testamentowych: imiona, nazwiska, adres zamieszkania,
  • informacje o osobach, które już przyjęły / odrzuciły spadek.


9)  Umowa spółki:

  • dane wspólników - to jest imiona, nazwisko, imiona rodziców, nr i seria dowodu osobistego/paszportu, PESEL, adres zamieszkania,
  • informacje dotyczące postanowień umowy spółki: firma, siedziba, kapitał zakładowy, ilość oraz wartość udziałów wraz ze sposobem ich objęcia (pokrycia), przedmiot działalności spółki, skład organów spółki.
© Monika Waronska 2014